Wir stellen diese Frage regelmäßig, wenn wir ein neues Büro übernehmen: Wie viele Rechner, Bildschirme, Drucker, Switches und Access Points stehen bei Ihnen? Die ehrlichste Antwort, die wir bekommen, lautet meistens: „So ungefähr zwölf. Oder vierzehn.“ Das ist kein Vorwurf. In einem Kanzleibetrieb führt niemand nebenbei ein Anlagenverzeichnis für Technik.
Das Problem beginnt in dem Moment, in dem die Frage plötzlich beantwortet werden muss – nach einem Vorfall, bei einer Prüfung oder wenn die Versicherung wissen will, welche Systeme betroffen waren.
Was ein Geräteverzeichnis leistet, wenn niemand danach fragt
Der Nutzen einer laufenden Inventarisierung zeigt sich lange vor dem Ernstfall, im ganz normalen Alltag:
- Gewährleistung. Wir sehen, welches Gerät wann aus der Garantie fällt. Der Austausch lässt sich damit planen, statt ihn abzuwarten – ein geplanter Gerätetausch kostet einen Bruchteil eines ungeplanten.
- Betriebssysteme. Welche Rechner erhalten noch Sicherheitsupdates? Diese Frage lässt sich nur beantworten, wenn bekannt ist, welche Rechner es überhaupt gibt.
- Beschaffung. Wenn eine Mitarbeiterin dazukommt, ist in zwei Minuten klar, welches Modell zur vorhandenen Umgebung passt.
- Netzwerk. Wo hängt welcher Switch, welcher Access Point versorgt welchen Raum? Diese Angaben fehlen fast immer – und werden genau dann gebraucht, wenn im Besprechungszimmer die Verbindung abbricht.
Der blinde Fleck: Geräte, die niemand mehr auf dem Schirm hat
Bei der Bestandsaufnahme finden wir regelmäßig Dinge, die im Alltag unsichtbar geworden sind. Den Rechner im Archiv, der nur zum Scannen läuft und seit Jahren keine Aktualisierung mehr gesehen hat. Den alten Netzwerkverteiler im Nebenraum. Das Notebook einer ausgeschiedenen Mitarbeiterin, das noch in der Schublade liegt – mit Zugang zum Netz und ohne Verschlüsselung.
Keines dieser Geräte stört jemanden. Genau das macht sie zum Problem: Was nicht stört, fällt nicht auf. Und was nicht auffällt, wird nicht gepflegt.
Was in einem brauchbaren IT-Bericht steht
Aus der Inventarisierung wird erst dann ein Werkzeug, wenn regelmäßig jemand hineinschaut. Deshalb erhalten die von uns betreuten Büros einen monatlichen Bericht. Darin steht:
Geräteverzeichnis
Jedes Gerät mit Seriennummer, Standort und Garantielaufzeit. Dazu die Netzwerkkomponenten, die im Alltag niemand sieht.
Patchstand
Welche Geräte sind aktuell, wo sind Aktualisierungen fehlgeschlagen, welche Systeme laufen aus dem Support. „Updates laufen automatisch“ bedeutet nämlich nicht, dass sie überall ankommen. Ein Rechner, dessen Aktualisierung seit Monaten in einen Fehler läuft, meldet sich nicht – er arbeitet einfach weiter.
Schutz- und Sicherungsstatus
Ist der Endgeräteschutz auf allen Geräten aktiv und lizenziert? Eine abgelaufene Lizenz sieht im Alltag aus wie Schutz. Und laufen die Sicherungen tatsächlich durch, oder enden sie mit einer Meldung, die niemand liest?
Warum das für Notariate besonders zählt
In einer Kanzlei geht es nicht nur um Verfügbarkeit, sondern um Nachweisbarkeit. Wenn Sie darlegen müssen, dass Ihre Systeme auf einem angemessenen Stand waren, hilft keine Erinnerung, sondern nur Dokumentation. Und die lässt sich nicht rückwirkend erstellen – sie entsteht im laufenden Betrieb oder gar nicht.
Das ist der eigentliche Grund, warum wir diesen Aufwand betreiben. Nicht, weil Listen schön sind, sondern weil sie die einzige Grundlage sind, auf der man im Ernstfall etwas sagen kann.
Der erste Schritt kostet nichts
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Kanzlei steht, bevor Sie über Verträge oder Technik sprechen: Unser Sicherheits-Selbstcheck stellt siebzehn Fragen und braucht etwa zehn Minuten. Zu jeder Antwort sehen Sie sofort, was sie im Ernstfall bedeuten kann. „Weiß ich nicht“ ist dabei eine zulässige Antwort – und oft die aufschlussreichste.
Zum Sicherheits-Selbstcheck für Notariate und Kanzleien
Oder rufen Sie an: 06209 / 798715. Zwanzig Minuten reichen meist für eine erste Einschätzung.
